Minggu, 08 Desember 2019

Definisi Purchasing dan Mengenal Tugas Divisi Purchasing


Dalam kegiatan industri, tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah purchasing. Yang mana, purchasing adalah salah satu kegiatan penting dalam pemenuhan kebutuhan produksi. Purchasing inilah yang memenuhi kebutuhan akan bahan – bahan produksi dari pemasok untuk perusahaan.
Pentingnya purchasing menjadikan bagian ini memiliki divisi tersendiri. Tugas divisi purchasing tidak hanya satu, namun rentetan tugas dan prosedur hingga suatu barang sampai di perusahaan.
Pada artikel kali ini, akan dibahas mengenai tugas dari divisi purchasing. Namun sebelumnya, kita harus mengetahui definisi dari purchasing adalah.

Definisi Purchasing adalah

Kata purchasing berasal dari bahasa Inggris yang memiliki arti pembelian. Secara umum, definisi purchasing adalah kegiatan pembelian barang yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi.
Dalam hal pembelian, divisi purchasing harus melakukan proses dan prosedur yang tidak singkat. Awalnya, divisi purchasing harus mencatat barang apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kemudian, mencari pemasok untuk memenuhi kebutuhan akan barang tersebut. Setelah didapatkan beberapa pemasok, divisi purchasing akan memilih dan melakukan negosiasi dengan pemasok.
Ketika sudah menentukan pemasok, langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan. Dimana tahapan setelah ini, pemasok akan mengirimkan barang pesanan. Tugas divisi purchasing belum selesai sampai di sini. Tugas selanjutnya divisi purchasing adalah meneliti barang yang datang dan memastikan kesesuaian dengan spesifikasi yang diinginkan.
Setelah semua tepat, barulah divisi purchasing melakukan pembayaran atas barang tersebut. Dimana cara pembayarannya pun bermacam – macam, dapat secara tunai maupun kredit.
Salah satu tahapan yang penting dari purchasing adalah pembuatan purchase order (PO). PO sangat penting bagi perusahaan karena menyangkut proses transaksi bisnis perusahaan.

Purchase Order (PO) dalam Purchasing adalah

PO adalah dokumen yang dikeluarkan oleh divisi purchasing dan ditujukan kepada pemasok. Di dalam PO, terdapat informasi mengenai detail pesanan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
PO berbeda dengan faktur, yang mana poin paling membedakan adalah waktu terbitnya. PO diterbitkan pada awal proses pembelian, dimulai sejak pemesanan barang. Sementara faktur dikeluarkan di akhir pembelian.
Di dalam PO, memuat informasi – informasi penting untuk pembelian. Yang termasuk di dalamnya adalah nomor PO, informasi kontak perusahaan pembeli dan pemasok, informasi pembayaran yang meliputi metode, term, serta jatuh tempo pengiriman. Selain itu, hal penting lain yang tercantum dalam PO adalah deskripsi produk, harga, serta kuantitas barang atau jas yang dipesan. Satu yang tak kalah penting adalah legalitas PO yang ditunjukkan dengan tanda tangan dan cap perusahaan.
 

Tahapan Sistem PO dalam Purchasing

Secara umum, dalam membuat PO perusahaan melakukan tahapan – tahapan seperti berikut ini:
1.    Membuat PO
Bagian gudang memeriksa ketersediaan barang di gudang dan membuat daftar persediaan yang habis, kemudian meneruskan pada divisi purchasing. Lalu, divisi purchasing membuat PO sesuai permintaan dari bagian gudang dan mengirim rangkap PO ke bagian keuangan.
2.    Mengirim PO
Setelah disetujui bagian keuangan, PO dikirim ke pemasok.
3.    Pemasok Menyetujui Pesanan
Setelah menerima PO dari divisi purchasing suatu perusahaan, pemasok akan meninjau pesanan dan menyetujui pesanan.
4.    Divisi Purchasing Mencatat PO
Setelah disetujui oleh pemasok, yang dilakukan divisi purchasing adalah meneruskan ke bagian keuangan untuk mencatat PO.
Cukup panjang dan tidak singkat, namun PO memberikan manfaat bagi perusahaan. Manfaat dari sistem PO diantaranya membantu penganggaran, instrumen pengelolaan pesanan, bukti audit keuangan, dan kontrak legal.

0 komentar:

Posting Komentar